Personvernerklæring for Gjestetavla

Sist oppdatert: 7. oktober 2026

Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger Gjestetavla behandler, hvorfor, og hvilke rettigheter du har. Den gjelder for arrangører (de som lager et arrangement), gjester og besøkende på gjestetavla.no og bryllupstavla.no.

1. Hvem som er ansvarlig

Det avhenger av hvem du er:

Er du gjest og vil vite hva som er registrert om deg, eller få det slettet, er det enklest å spørre arrangøren. Du kan også kontakte oss, så hjelper vi arrangøren med å svare.

Kontakt: kontakt@gjestetavla.no

2. Arrangører

Betaling. Betaling håndteres av Stripe. Vi sender e-postadressen din til Stripe slik at den står ferdig utfylt i kassen. Vi får aldri kortnummeret ditt. Stripe er selv behandlingsansvarlig for betalingsopplysningene, se stripe.com/no/privacy.

Lagring.

• Kontoen lagres til du ber oss slette den.
• Arrangementer slettes når du sletter dem, og ellers automatisk 12 måneder etter arrangementsdatoen (se punkt 3). Du og eventuelle medarrangører får e-post 14 dager før.
• Kjøreplan-maler hører til kontoen din og lagres til du sletter dem eller kontoen.
• Invitasjoner til medarrangører gjelder i 14 dager. Invitasjonen og e-postadressen slettes når den blir godtatt, avslått eller trukket tilbake, og en ubrukt invitasjon slettes senest 30 dager etter at den utløp.
• Opplysninger om kjøp lagres i 5 år etter utgangen av regnskapsåret, fordi bokføringsloven krever det. De blir derfor liggende selv om arrangementet slettes. De inneholder ingen opplysninger om gjestene.

3. Gjester

Gjester trenger ingen konto. Arrangøren legger inn gjestelisten, og gjesten bruker gjestesiden (gjestetavla.no/{kode}).

Det arrangøren kan registrere om deg:

• fornavn og etternavn
• bord og plass, og eventuelt gruppe (f.eks. «Brudens familie»)
• en «funfact» som kan vises på skjermen når du sjekker inn
• et notat arrangøren skriver for sin egen del (se under)
• tidspunkt for innsjekking, og hvilken skjerm du sjekket inn ved
• allergier og matbehov (helseopplysninger, se under)
• om du trenger taxi, ønsket tidspunkt, og hvilken taxi du er satt opp i (og dermed hvem du deler med)
• om du trenger hotell, hotellnavn og hvem du deler rom med

Det som registreres når du bruker gjestesiden:

• Bilder du laster opp til fotoveggen, og hvem som lastet opp (hvis du har valgt navnet ditt på telefonen). Arrangøren godkjenner bildene før de vises, med mindre arrangøren har slått på automatisk godkjenning. Godkjente bilder vises på fotoveggen, på storskjermene og i albumet etter arrangementet, sammen med navnet til den som delte dem.
• En pseudonymisert (hashet) kode av IP-adressen din når du laster opp bilder, for å hindre misbruk (for mange opplastinger). Vi lagrer aldri selve IP-adressen.
• På telefonen din (ikke hos oss) husker nettleseren hvilken gjest du valgte og hvilket språk du har valgt, så du slipper å velge på nytt (se punkt 4).

Allergier er helseopplysninger og har ekstra vern. De skal bare registreres når du selv har oppgitt dem til arrangøren, og de brukes kun til å planlegge mat på arrangementet. De vises aldri på storskjermene eller for andre gjester. Allergier og matbehov lagres som en del av arrangementet og slettes sammen med det: automatisk 12 måneder etter arrangementsdatoen, eller tidligere hvis arrangøren sletter deg fra gjestelisten eller sletter arrangementet.

Notat om deg — og arrangørens valg om deling. Arrangøren kan skrive et kort notat på hver gjest i gjestelisten. Det er praktiske ting de i dag har i hodet eller på et papirark: «kommer etter forretten», «rullestol», «sitter hos brudens familie».

• Hva det er til: å planlegge kvelden — plassering, servering og hvem som må tas imot. Feltet er kort (maks 280 tegn), og det er frivillig: en arrangør som ikke bruker det, lagrer ingenting.
• Rettslig grunnlag: arrangøren er behandlingsansvarlig for dette (se punkt 1), og bruker som regel berettiget interesse i å gjennomføre arrangementet (art. 6 nr. 1 f). Er notatet en helseopplysning — for eksempel om bevegelse, syn, hørsel eller matbehov — skal det bare skrives når du selv har oppgitt det, på samme måte som allergier. Vi anbefaler arrangører å ikke skrive noe i notatet de ikke ville sagt til gjesten selv.
• Dataminimering: det er ett fritekstfelt per gjest, ikke en journal. Tjenesten fører ingen historikk over hva som har stått i det.
• Deling er et valg arrangøren tar per notat. Et nytt notat er kun arrangørens eget. Først når arrangøren aktivt merker notatet som delt, blir det med på kjøkkenarket (allergilisten arrangøren kan laste ned). Et notat som ikke er delt, kommer ikke med noe sted.
• Notatet vises aldri for gjestene. Verken på telefonen din, på storskjermene eller i gjestelista på TV-en — uansett om arrangøren har merket det som delt eller ikke. Delingen gjelder arrangørens egne papirer, ikke rommet.
• Lagring og sletting: notatet ligger på gjesteraden, så det slettes i samme øyeblikk som gjesten eller arrangementet slettes, på samme måte som allergiene.

Hvem ser opplysningene? Arrangøren og medarrangørene ser alt i dashbordet. Andre gjester ser bare det som trengs på gjestesiden: navn, bord og plass, og navnet ditt på bilder du har delt. Storskjermene viser navn, funfact ved innsjekking og godkjente bilder med navnet til den som delte dem. Notatet om deg ser bare arrangøren og medarrangørene, og — hvis de har merket det som delt — de som får kjøkkenarket.

Lagring.

• Opplysningene slettes når arrangøren sletter gjesten eller arrangementet.
• Hele arrangementet — gjestelisten (med allergier og matbehov), bildene, bordkartet, programmet, menyen, skjermene og alt annet innhold — slettes automatisk 12 måneder etter arrangementsdatoen (siste dag, hvis arrangementet går over flere dager). Arrangøren og medarrangørene får e-post 14 dager før. Blir varselet sendt senere enn det, venter vi med slettingen til det har gått 14 dager, men aldri mer enn 14 dager etter den vanlige datoen.
• Datoene regnes i tidssonen arrangementet holdes i. Slettingen skjer i en automatisk jobb som kjører hver natt, så den kan komme i løpet av natten etter datoen.
• Bildefilene slettes sammen med bildet eller arrangementet.

I tillegg går en automatisk jobb daglig gjennom bildelagringen og finner filer som ikke lenger hører til noe bilde i databasen, for eksempel filer fra et demo-arrangement som er slettet, eller en fil som ikke ble fjernet da arrangementet ble slettet. Slike filer flyttes først til et lukket arkivområde, slik at vi kan rette opp hvis jobben har tatt feil. Flytting til arkivet er ikke sletting. Filene er utilgjengelige for alle underveis, og de slettes endelig etter 30 dager i arkivet. Slettingen skjer automatisk, i den samme daglige jobben. Fram til det kan vi hente dem tilbake.

4. Besøkende på nettsiden og informasjonskapsler

Vi bruker ingen analyseverktøy, ingen reklame og ingen sporing. Derfor har vi ingen samtykke-banner. Vi bruker kun informasjonskapsler (cookies) og lokal lagring som er nødvendige for at tjenesten skal virke:

Når du starter en demo, lagres en pseudonymisert (hashet) kode av IP-adressen din for å hindre misbruk. Demoen og koden slettes automatisk etter omtrent 2 timer.

Som alle nettsider logger vertsleverandøren vår (Vercel) tekniske data som IP-adresse i en kort periode for drift og sikkerhet. Gjestesiden, dashbordet og skjermene kobler seg også til Supabase for å få beskjed når noe er endret. Den koblingen sender ingen opplysninger om gjestene, men Supabase ser IP-adressen.

5. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger. Vi bruker disse leverandørene (underleverandører), som bare behandler opplysninger på våre vegne og etter databehandleravtale:

* Der et selskap er amerikansk eller kan overføre data til USA, skjer det med EUs standardkontrakter og/eller EU–US Data Privacy Framework.

Vi utleverer opplysninger til myndigheter bare når loven krever det.

6. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• få innsyn i opplysningene om deg
• få rettet feil
• få opplysningene slettet
• begrense eller protestere mot behandlingen
• få utlevert opplysningene dine i et vanlig format (dataportabilitet)

Send e-post til kontakt@gjestetavla.no. Vi svarer innen 30 dager. Er du gjest, videresender vi forespørselen til arrangøren eller hjelper dem å svare.

Mener du at vi behandler opplysninger i strid med loven, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

7. Sikkerhet

• All trafikk er kryptert (HTTPS).
• Klientene har aldri direkte tilgang til databasen. Alt går gjennom vårt eget API, med adgangskontroll i databasen i tillegg.
• Bildene gjestene laster opp, ligger i privat lagring og vises bare via tidsbegrensede lenker. Logoer og bakgrunnsbilder arrangøren laster opp til skjermene, ligger åpent for den som har lenken, fordi en skjerm må kunne vise dem hele kvelden.
• IP-adresser lagres aldri i klartekst.
• En daglig automatisk jobb finner bildefiler det ikke lenger finnes noe bilde i databasen bak, flytter dem til et lukket arkivområde og sletter dem endelig etter 30 dager, slik at ingenting blir liggende igjen etter en sletting. Arkiverte filer vises aldri for noen.

8. Endringer

Endrer vi erklæringen vesentlig, varsler vi arrangører på e-post. Datoen øverst viser siste endring.