Databehandleravtale

Vedlegg til vilkårene. Følger kravene i GDPR art. 28 nr. 3.

Sist oppdatert: 7. oktober 2026

1. Partene

• Behandlingsansvarlig: arrangøren som har godtatt vilkårene for Gjestetavla («Arrangøren»).
• Databehandler: Rhaugan AS, org.nr. 930 871 540 MVA, Trøbakken 29E, 7540 Klæbu, Norge («Gjestetavla»).

Avtalen inngås når Arrangøren godtar vilkårene, og gjelder så lenge Gjestetavla behandler personopplysninger for Arrangøren. Ved motstrid mellom denne avtalen og vilkårene går denne avtalen foran når det gjelder personopplysninger.

2. Formål og instruks

Gjestetavla behandler personopplysninger kun for å levere Gjestetavla-tjenesten til Arrangøren, slik den er beskrevet i vilkårene, og etter Arrangørens dokumenterte instruks. Denne avtalen, og valgene Arrangøren gjør i dashbordet (hva som registreres, hvilke moduler som er på, hvem som ser hva, sletting), utgjør instruksen. Den automatiske slettingen i punkt 9 er en del av instruksen.

Mener Gjestetavla at en instruks er i strid med personvernregelverket, gir vi straks beskjed.

Hva som behandles, om hvem og hvor lenge står i vedlegg A.

3. Arrangørens plikter

Arrangøren:

• har ansvar for at det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag for opplysningene som legges inn,
• sørger for at gjestene får informasjon om behandlingen (for eksempel ved å vise til personvernerklæringen til Gjestetavla),
• registrerer allergier og andre helseopplysninger bare når gjesten selv har oppgitt dem, og bare for å planlegge arrangementet,
• legger ikke inn flere opplysninger enn arrangementet trenger. Fritekstfelt som «funfact» og notater skal ikke brukes til sensitive opplysninger,
• er ansvarlig for hvem Arrangøren gir tilgang som medarrangør.

4. Gjestetavlas plikter

Gjestetavla skal:

• behandle opplysningene konfidensielt, og sørge for at alle med tilgang har taushetsplikt,
• ha tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak, se vedlegg B,
• hjelpe Arrangøren med å svare på forespørsler fra gjester som vil bruke rettighetene sine (innsyn, retting, sletting m.m.), så langt det er rimelig,
• hjelpe Arrangøren med plikter om sikkerhet, avviksmelding og eventuelle konsekvensvurderinger,
• gi Arrangøren informasjon som trengs for å vise at avtalen følges, og tillate rimelige revisjoner (se punkt 8).

5. Underleverandører

Arrangøren gir generell forhåndsgodkjenning til at Gjestetavla bruker underleverandørene i vedlegg C.

• Gjestetavla inngår avtaler med underleverandørene som gir minst samme vern som denne avtalen.
• Nye eller byttede underleverandører varsles på e-post minst 30 dager før de tas i bruk. Arrangøren kan protestere av saklig grunn. Blir vi ikke enige, kan Arrangøren si opp og få refundert det som er betalt for arrangementer som ikke er gjennomført.
• Gjestetavla er ansvarlig overfor Arrangøren for underleverandørenes behandling.

6. Overføring ut av EU/EØS

Opplysningene lagres i EU/EØS. Overføring til land utenfor EU/EØS skjer bare når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V, for eksempel EUs standardkontrakter eller EU–US Data Privacy Framework.

7. Avvik (brudd på personopplysningssikkerheten)

Gjestetavla varsler Arrangøren uten ugrunnet opphold, og senest innen 48 timer etter at vi ble kjent med et avvik som berører Arrangørens opplysninger. Varselet beskriver så langt det er mulig hva som har skjedd, hvilke opplysninger og hvor mange gjester som er berørt, sannsynlige følger og hva vi gjør. Arrangøren er ansvarlig for å melde til Datatilsynet innen 72 timer der det kreves.

8. Revisjon

Gjestetavla gir på forespørsel dokumentasjon på at avtalen følges. Arrangøren kan be om revisjon med minst 30 dagers varsel, maks én gang i året med mindre det har vært et avvik. Arrangøren dekker egne kostnader.

9. Sletting og tilbakelevering

• Arrangøren kan når som helst laste ned bildealbumet og lister over allergier, taxi og hotell (CSV), og slette gjester, bilder og hele arrangementet i dashbordet.
• Når arrangementet slettes, og senest automatisk 12 måneder etter arrangementsdatoen (siste dag, hvis arrangementet går over flere dager), sletter Gjestetavla alle personopplysninger om gjestene, inkludert allergier, matbehov og bilder. Arrangøren og medarrangørene får e-post 14 dager før den automatiske slettingen. Blir varselet sendt senere enn det, venter Gjestetavla med slettingen til det har gått 14 dager, men aldri mer enn 14 dager etter den vanlige datoen.
• Allergier og matbehov lagres som en del av arrangementet og slettes sammen med det: når Arrangøren sletter gjesten eller arrangementet, og senest 12 måneder etter arrangementsdatoen. De slettes ikke på en egen, kortere frist.
• Ubrukte invitasjoner til medarrangører slettes senest 30 dager etter at de utløp.
• Datoene regnes i tidssonen arrangementet holdes i, og slettingen skjer i en automatisk jobb som kjører hver natt.
• Bildefilene slettes sammen med bildet eller arrangementet. En daglig automatisk jobb finner i tillegg bildefiler som ikke lenger hører til noe bilde i databasen, flytter dem til et lukket arkivområde (utilgjengelig for alle) og sletter dem endelig etter 30 dager. Slettingen er en del av den samme daglige jobben og krever ingen manuell handling. Arkivperioden er en sikkerhetsmargin mot feilsletting; arkivering alene regnes ikke som sletting.
• Sikkerhetskopier hos underleverandør slettes etter underleverandørens faste rotasjon.

10. Ansvar, varighet og lovvalg

Ansvar reguleres av vilkårene og GDPR art. 82. Avtalen gjelder så lenge Gjestetavla behandler opplysninger for Arrangøren, og opphører automatisk når alle opplysningene er slettet. Norsk lov gjelder.

Vedlegg A — Behandlingen

Kategorier registrerte: gjester på Arrangørens arrangementer.

Personopplysninger (avhenger av hvilke moduler Arrangøren slår på):

Behandlingens art: lagring, visning på gjesteside og storskjermer, søk, innsjekking, eksport og sletting.

Formål: gjennomføre Arrangørens arrangement.

Varighet:

Vedlegg B — Sikkerhetstiltak

• Kryptert trafikk (HTTPS/TLS).
• Klientene har aldri direkte tilgang til databasen. All lesing og skriving går gjennom Gjestetavlas API med rolle- og eierkontroll. Radnivåsikkerhet (RLS) i databasen som ekstra sperre.
• Gjester ser bare det de trenger (navn, bord og plass i søk). Allergier, taxi og hotell vises aldri for andre gjester eller på storskjermene. API-et sender bare godkjente felt til gjester og skjermer, og automatiske tester sjekker hvilke felt som sendes.
• Bilder gjestene laster opp, ligger i privat lagring og vises kun via tidsbegrensede, signerte lenker. Logoer og bakgrunnsbilder Arrangøren laster opp til skjermene, ligger åpent for den som har lenken.
• Begrensning av antall bildeopplastinger og demo-arrangementer mot misbruk. IP-adresser lagres aldri i klartekst.
• Automatisk sletting etter fristene i vedlegg A.
• Tilgang til produksjonsmiljøet er begrenset til eierne.

Vedlegg C — Godkjente underleverandører

Stripe er ikke underleverandør for gjestedata. Stripe behandler bare Arrangørens betaling, som selvstendig behandlingsansvarlig.